Momenteel gebruikt maar liefst 90% van de bedrijven een of andere clouddienst, volgens recent onderzoek.
De volgende factoren maken VoIP telefonie vooral voor kleine bedrijven aantrekkelijk:
- Schaalbaarheid
Het kopersrapport van Software Advice vermeldt dat – “De behoefte aan schaalbaarheid is de belangrijkste reden om nieuwe VoIP-systemen te evalueren.” Een van de grootste uitdagingen voor kleine bedrijven bij de aanschaf van nieuwe technologieën is – kan het meegroeien met onze behoeften?
Na gesprekken met veel van onze eigen klanten begrijpen we de voordelen van cloud-telefonie voor kleine bedrijven, vooral op het gebied van schaalbaarheid – veel bedrijven gebruikten voorheen harde telefoons, maar toen ze eenmaal op verschillende locaties waren geopend en begonnen te schalen, kon hun telefoonsysteem hun snelle groei niet bijhouden. Ze realiseerden zich dat on-premise telefoonsystemen het gewoon niet zouden redden.
Hier kan cloud-telefonie uitkomst bieden. Een gebruiker toevoegen in een cloud telefoonsysteem is slechts een klik verwijderd. Een nieuwe extensie toevoegen of meer agentlicenties opnemen is net zo eenvoudig als het intoetsen van een nummer op je mobiele telefoon om te bellen. Je hoeft geen infrastructurele veranderingen door te voeren die aanzienlijke kosten met zich meebrengen en ook veel tijd kosten – twee waardevolle bronnen die kleine bedrijven zich niet kunnen veroorloven om te verliezen.
- Integratie met zakelijke tools
Het gebruik van verschillende tools kan een nadelig effect hebben op zowel je klantenondersteuning als je verkoopprocessen. Stel je voor dat een verkoopagent met een prospect praat, dan zou hij belangrijke aantekeningen moeten maken, misschien een follow-up moeten vastleggen, misschien moet hij zijn talrijke prospects bijhouden. Evenzo zou een supportagent meerdere keren met klanten moeten praten om er zeker van te zijn dat een vraag is opgelost.
Harde telefoons veroorzaken haperingen in het proces – een agent of vertegenwoordiger kan zijn gesprekken niet koppelen aan prospects, er zou geen manier zijn om hun vragen bij te houden en het kan heel snel chaotisch worden. Dit zal hun productiviteit en vooral hun moreel beïnvloeden.
Met hosted VoIP kunnen ze hun telefoonsysteem gemakkelijk integreren met hun CRM of helpdesk – elk gesprek kan gemakkelijk aan een klant worden toegewezen. Ze hoeven niet te schakelen tussen meerdere tools en al hun gegevens zouden op één plek staan.
Een gestroomlijnde workflow kan wonderen doen voor een bedrijf. Een van onze klanten schaalde snel en miste uiteindelijk veel gesprekken. Sinds de overstap naar een cloud telefoonsysteem, in hun eigen woorden – “voegden ze broodnodige orde toe aan hun chaotische workflow” en konden ze hun gemiste oproepen met wel 35% verminderen.
- Analyse en rapportage
In de wereld van vandaag zijn gegevens koning. Gemakkelijk toegankelijke gegevens zijn belangrijk om te analyseren en zakelijke beslissingen te nemen. Volgens een studie van Deloitte gelooft 72% van de bedrijven dat ze analytics kunnen gebruiken om hun klantervaring te verbeteren.
De meeste on-premise telefoonsystemen missen analytics, er is geen manier om de prestaties van je teams te kennen of te begrijpen of de klanttevredenheid te meten. Voor een klein bedrijf kan dit het verschil maken: bedrijven die pro-actief zijn in hun aanpak en die doelen stellen en hun prestaties nauwgezet volgen, doen het meestal beter dan bedrijven die dat niet doen. Voor kleine bedrijven is onwetendheid een risico dat ze zich niet kunnen veroorloven.
Een telefoonsysteem voor kleine bedrijven geeft hun de beschikking over gegevens met functies als gespreksopname, ze kunnen teruggaan en analyseren wat ze goed doen en waar ze fout gaan. Met waardevolle analyses in handen kunnen kleine bedrijven nu hun prestaties kwantitatief meten en betere klantervaringen leveren.
- Mobiliteit
Klanten verwachten een snel antwoord als ze vragen hebben – niet achter je bureau zitten is geen excuus voor het missen van klantgesprekken. Kleine bedrijven kunnen grote punten scoren als het gaat om klantenservice, terwijl grotere bedrijven het misschien moeilijk vinden om persoonlijke en snelle klantenservice te bieden.
Bedrijven die vastzitten aan een on-premise systeem zijn gebonden aan hun bureau (en het verleden). Kleine bedrijven kunnen gebruik maken van cloud-telefonie om snel op klanten te reageren, waar ze ook zijn – het enige wat ze nodig hebben is een werkende internetverbinding. Dit biedt kleine ondernemers grote flexibiliteit, ze kunnen altijd verbonden zijn, zelfs als ze niet op kantoor zijn.
Dit opent ook de mogelijkheid voor werken op afstand en telewerken. Uit een onderzoek van CoSo Cloud blijkt dat 77% van de werknemers aangeeft productiever te zijn als ze op afstand werken – werken op afstand is in opkomst en zal blijven.
Kleine bedrijven zullen hier ook het meest van profiteren – ruimte kan een grote factor zijn voor starters en op afstand huren betekent dat ze besparen op huur, ook geeft het ze de flexibiliteit om tijdelijk agenten in te huren voor het geval ze extra bandbreedte nodig hebben. Werken op afstand is ook goed voor het milieu – zelfs een groot merk als Dell experimenteerde met werken op afstand en ontdekte dat hun Amerikaanse personeel 2,7 miljard rondreizen per jaar vermijdt door telewerken – dit komt overeen met een vermindering van de voetafdruk van 30 miljoen ton kooldioxide per jaar in het woon-werkverkeer.
- Kostenbesparingen
Kleine bedrijven moeten zuinig zijn en als het gaat om kostenbesparing is er niets beter dan een cloud telefoonsysteem.
Volgens tech.co kan VoIP de initiële kosten voor startende bedrijven met ongeveer 90% verlagen. Ga maar na – zonder cloud-telefonie moeten kleine bedrijven harde telefoons aanschaffen, telefoonkabels aanschaffen, servers installeren, technische hulp inhuren en niet te vergeten een ongelooflijke hoeveelheid ruimte huren alleen om je telefoonsysteem in onder te brengen, voeg daar nog terugkerende onderhoudskosten en contracten aan toe die je minstens 3-5 jaar aan deze instelling binden.
Voor lokale gesprekken kan een klein bedrijf dat overstapt op VoIP een besparing van 40% verwachten ten opzichte van hun huidige systeem, dit komt omdat de meeste cloud telefoonsystemen goedkopere beltarieven bieden, ook kunnen bedrijven lokale nummers in andere landen kopen en tegen lokale tarieven bellen met cloud telefoonsystemen.
Wat zijn de belangrijkste dingen waarop je moet letten bij het kiezen van een aanbieder van cloud telefonie?
Omdat bedrijven cloud-platforms verkiezen boven een opstelling op locatie, is de markt voor cloud-telefonie enorm gegroeid. Hoe kunnen bedrijven te midden van de vele beschikbare opties het juiste platform kiezen dat bij hun bedrijfsmodel past?